– Hantering av personuppgifter, integritet och marknadsföring hos Trosa Öbolandets Tennisklubb

1. Allmänt

Denna policy avseende integritet och marknadsföring beskriver hur Trosa Öbolandets Tennisklubb, e-post: info@totk.se, (”TÖTK”, ”vi”, “vår”, “oss”) samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter. TÖTK har också en webbplats (”webbplats”) med URL https://totk.se.

1.1 TÖTK är en privat klubb med primärt syfte att tillhandahålla tennisbanor för spel till klubbens medlemmar.

1.2 Personuppgifter samlas för

a) Av medlemsfamiljens utsedda Kontaktpersoner för att möjliggöra kommunikation till medlemsfamiljer för exv årsstämma, städdagar, och nyhetsbrev, samt årsavgift,

b) Gemensam, per medlemsfamilj, Medlemsinloggning för att medlemmar ska få tillgång till medlemssidor och för bokning av spel på TÖTK’s webbplats, samt

c) Individuella Spelare som anmält sig till en av klubbens ordnade evenemang, exv; tennisträning, grillkväll, tävling. I vissa fall är evenemang öppna för icke-medlemmar.

1.3 Du som individ ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss; Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

1.4 TÖTK behandlar inte känsliga personuppgifter såsom etniska ursprung, politiska åsikter, religionsåskådning eller sexuella läggning.

2. Personuppgiftsansvarig

2.1 TÖTK är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2.2 TÖTKs kontaktperson är Lia Eidvall som kan nås på e-post: sekreterare@totk.se

3. När behandlar vi dina personuppgifter?

TÖTK samlar in och behandlar personuppgifter vid olika tillfällen och för olika ändamål;

3.1 För av medlemsfamiljens utsedda Kontaktpersoner samlar vi in personuppgifter för att säkerställa att information når medlemsfamiljerna. Personuppgifter samlas i samband med att en ny medlem antas till klubben, eller då kontaktpersoner byts ut.

3.2 För varje medlemsfamilj skapas en Medlemsinloggning för att kunna ta del av medlemsinformation på TÖTK’s webbplats eller för att boka spel på klubbens banor. TÖTK sparar också bokningshistorik för Medlemsinloggningen – dock inte för individuella spelare hos medlemsfamiljen.

3.3 I samband med tävlingar, turneringar och andra evenemang samlas också personuppgifter för Spelare i formulär (”intresseanmälningar”) på TÖTK’s webbplats. Vissa intresseanmälningar kan vara öppna även för icke medlemmar.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

4.1 För dig som är Kontaktperson hos medlemsfamilj
De personuppgifter TÖTK samlar in och behandlar om de kontaktpersoner som angetts av din medlemsfamilj är:

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-post

4.2 För medlemsfamiljs Medlemsinloggning
De personuppgifter TÖTK samlar in och behandlar för att skapa Medlemsinloggningen är:

• Användarnamn
• För- och efternamn
• E-post
• Bokningshistorik

Användaren kan även själv komplettera Medlemsinloggningen med

• Webbplats
• Adress
• Telefonnummer
• Skype ID
• Biografi

4.3 För dig som anmäler dig som Spelare hos något av TÖTK’s ordnade evenemang
De personuppgifter TÖTK samlar in och behandlar för personer som anmält intresse för något av TÖTK’s ordnade evengemang är:

• Namn
• E-post
• Telefonnummer

5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?

5.1 För dig som är medlem hos TÖTK
TÖTK behandlar personuppgifter för medlemmars Kontaktpersoner, Medlemsinloggning, och Spelare för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar vi dessa personuppgifter i syfte att:

• Bedriva en väl fungerande verksamhet
• Säkerställa att information når våra medlemmar
• Erbjuda bokningsmöjlighet på klubbens banor
• Erbjuda träning, matchspel och andra evenemang för medlemmar och i vissa fall icke medlemmar

5.2 För dig som anmält intresse för någon av TÖTK’s ordnade evenemang
TÖTK behandlar personuppgifter för att kunna arrangera evenemang för spelare och medlemmar. Detta kan gälla spelarnivå för att kunna arrangera effektiv träning, antal deltagare för tävlingar, samt kontaktinformation för att kunna meddela om ändring av evenemanget behövs.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av personuppgifter

6.1 TÖTK baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna erbjuda fullgod klubbverksamhet för klubbens medlemmar.

6.3 TÖTK behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning.

7. Hur länge sparar vi uppgifter om kontaktpersoner och spelare?

7.1 Kontaktpersoners personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. TÖTK kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka TÖTKs rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

7.2 TÖTK sparar uppgifter om kontaktpersoner i högst 24 månader efter det att medlem avsagt sitt medlemskap hos TÖTK.

7.3 TÖTK sparar uppgifter om intresseanmälningar (Spelare) i högst 24 månader efter det att det evenemang som Spelare deltagit i skett.

8. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

8.1 TÖTK kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, såsom samarbetspartners inom klubbens verksamhet.

8.2 Tredje part som TÖTK lämnar ut information till eller på annat sätt tillhandahåller information om en kontaktperson eller spelare får endast använda informationen i syfte som främjar klubbens verksamhet.

8.3 Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av TÖTK om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata TÖTKs rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

8.4 TÖTK kan komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av TÖTKs leverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer TÖTK vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

8.5 Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd till det.

9. Ändring av integritetspolicy

9.1 TÖTK har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. TÖTK kommer att med rimlig varsel underrätta kontaktpersoner vid ändringar av Integritetspolicyn. Om medlemsfamiljen inte godtar ändringarna har medlemmen rätt att säga upp medlemskapet med TÖTK innan den ändrade Integritetspolicyn träder ikraft. Medlem säger upp medlemskapet genom att kontakta TÖTK.

10. Skyddet av dina personuppgifter

10.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss. TÖTK har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dessa personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

11. Dina rättigheter

11.1 TÖTK ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

11.2 TÖTK kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

11.3 Du som medlem har rätt att av begära

1. Tillgång till personuppgifter för era kontaktpersoner. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dessa personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig och era kontaktpersoner, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
2. Rättelse av dina kontaktpersoners personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar dessa kontaktpersoner.
3. Radering av kontaktpersoners personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dessa personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dessa personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
4. Begränsning av behandling. Det innebär att era kontaktpersoners personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dessa uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 11.3.b. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.

11.4 TÖTK kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 11.3.a ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter.

11.5 Du har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

11.6 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

11.7 Om du inte vill att vi behandlar dina kontaktpersoners personuppgifter för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett e-post till info@totk.se. När har vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.

11.8 Du har rätt att rapportera eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

12. Cookies

12.1 När du besöker vår webbplats använder vi cookies, du hittar mer information om hur vi behandlar cookies i vår Cookie Policy.

13. Kontaktinformation

13.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina kontaktpersoners personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Vår kontaktinformation hittar du nedan.

Trosa Öbolandets Tennisklubb
c/o Lia Eidvall
Berghamra allé 19
170 77 Solna
info@totk.se